Une assemblée générale extraordinaire, ou AGE, constitue un moment important dans la vie d’une organisation. Elle permet de prendre des décisions et d’adopter des changements susceptibles d’avoir un impact majeur sur son avenir.

Qu’est-ce qu’une assemblée générale extraordinaire ?

Une AGE est une réunion réunissant les parties prenantes d’une organisation afin de prendre des décisions importantes. Il peut par exemple s’agir d’approuver de nouveaux statuts, de modifier la composition du conseil d’administration, de décider d’un investissement important ou encore de se prononcer sur une fusion ou une acquisition.

La différence avec une assemblée générale annuelle ? L’AGE est organisée avec un objectif spécifique, tandis que l’assemblée générale annuelle correspond à un rendez-vous régulier consacré notamment à l’évaluation de l’organisation.

Pourquoi organiser une AGE ?

• Modification des statuts : une modification des statuts nécessite généralement une assemblée au cours de laquelle la nouvelle version est présentée et approuvée.
• Modification du conseil d’administration : élection de nouveaux administrateurs et départ de membres existants.
• Décisions ou investissements importants : par exemple l’acquisition d’une entreprise ou l’achat d’un bien immobilier.
• Fusion ou acquisition : réunion de toutes les parties prenantes afin de présenter, discuter et voter sur l’opération.

Préparer l’AGE

• Préparer l’ordre du jour : organisez tous les points dans un ordre logique et prévoyez suffisamment de temps pour les échanges.
• Envoyer les invitations : prévenez les participants suffisamment tôt et indiquez clairement la date, l’heure et le lieu.
• Rassembler et distribuer la documentation : rapports financiers, rapports annuels, propositions ou autres documents utiles.
• Prévoir le lieu et les équipements : choisissez une salle appropriée et vérifiez la présence du matériel audiovisuel nécessaire ainsi que les possibilités de stationnement.

Déroulement de l’AGE

1. Ouverture et mot de bienvenue par la personne qui préside la réunion.
2. Présentation des points à l’ordre du jour, avec les explications nécessaires et du temps pour les questions.
3. Discussion et questions-réponses, afin que les différents avis puissent être exprimés.
4. Vote et prise de décision. Tous les votes sont correctement consignés.
5. Clôture et prochaines étapes. Les modalités d’exécution des décisions sont précisées, ainsi que les éventuelles réunions de suivi.

En organisant une AGE bien structurée et correctement préparée, vous vous assurez que les décisions importantes sont prises de manière transparente et démocratique. too-doo vous aide à préparer l’ordre du jour, à suivre les actions décidées et à organiser efficacement le suivi après la réunion.