Lorsque vous préparez une réunion, il est essentiel de définir des points d’ordre du jour clairs et précis. Cela permet de garder la réunion centrée sur ses objectifs et donne à tous les participants la possibilité de contribuer activement. Mais comment formuler des points d’ordre du jour réellement efficaces ?

Les bases des points d’ordre du jour

Les points d’ordre du jour sont les sujets qui doivent être abordés pendant la réunion : l’avancement d’un projet, les projets futurs ou encore la résolution d’un problème. Ils doivent être définis à l’avance afin que la réunion puisse se dérouler de manière structurée. Ils doivent également être clairs et compréhensibles pour tous les participants.

Pourquoi les points d’ordre du jour sont-ils indispensables ?

Des points d’ordre du jour clairs évitent que la réunion ne s’éternise ou que l’on perde du temps sur des sujets peu pertinents. Ils permettent également à chacun de bien se préparer et renforcent l’implication des participants.

Comment déterminer les points à l’ordre du jour ?

Préparez à l’avance un ordre du jour reprenant les différents sujets ainsi que le temps prévu pour chacun d’eux. Partagez-le suffisamment tôt avec tous les participants. Pendant la réunion, surveillez le temps. Si un sujet nécessite davantage de discussion que prévu, reportez-le à une prochaine réunion plutôt que de désorganiser l’ensemble de la séance.

Conseil 1 : définissez l’objectif de la réunion

Que souhaitez-vous accomplir ? Quelles décisions doivent être prises ? En clarifiant l’objectif dès le départ, vous pourrez formuler des points d’ordre du jour beaucoup plus ciblés. Soyez concret. Remplacez par exemple « améliorer les ventes » par « discuter de nouvelles stratégies commerciales afin d’augmenter les résultats du troisième trimestre de 10 % ».

Conseil 2 : impliquez tous les participants dans la définition de l’ordre du jour

Envoyez l’ordre du jour à tous les participants à l’avance afin qu’ils puissent réfléchir aux sujets qui seront abordés. Encouragez chacun à apporter sa contribution et créez une atmosphère ouverte et inclusive. La personne qui anime la réunion doit écouter activement, prendre les remarques au sérieux et vérifier que chacun a le sentiment d’avoir été entendu.

Conseil 3 : établissez des priorités

Commencez par les sujets les plus importants. Vous créez ainsi un fil conducteur clair et vous vous assurez de disposer de suffisamment de temps pour les questions les plus critiques. Préparez également un planning avec une durée prévue pour chaque point afin de garder la réunion sur les rails.

Conseil 4 : formulez les points de manière claire et concrète

Évitez les formulations vagues ou trop générales. Utilisez un langage précis et orienté vers l’action.

• Au lieu de : « Nous devons améliorer notre marketing » — préférez : « Développer une nouvelle campagne marketing pour le produit X afin d’augmenter les ventes ».
• Au lieu de : « Améliorer les résultats commerciaux » — préférez : « Développer et mettre en œuvre une nouvelle stratégie commerciale afin d’augmenter les résultats de 10 % ».

Des formulations claires permettent aux participants de savoir exactement ce qui est attendu et facilitent une prise de décision plus rapide.

Conseil 5 : évaluez et tirez des enseignements

Après la réunion, vérifiez si tous les points prévus ont été traités et si les décisions nécessaires ont été prises. Analysez également le déroulement de la réunion et utilisez ces enseignements pour améliorer la suivante.