Pour beaucoup de personnes, les réunions peuvent être une source de stress et de frustration. Un ordre du jour bien structuré et communiqué à l’avance peut faire une réelle différence. Mais par où commencer ? Et quels sont les points qui devraient toujours apparaître à l’ordre du jour ?

La préparation

Avant de préparer l’ordre du jour, commencez par déterminer qui doit réellement participer à la réunion. En invitant uniquement les personnes qui apportent une véritable contribution à la prise de décision, vous rendez la réunion beaucoup plus efficace. Demandez à tous les participants de proposer leurs sujets à l’avance, par e-mail ou via un outil comme too-doo. Communiquez ensuite l’ordre du jour suffisamment tôt, idéalement au moins trois jours à l’avance.

Les points essentiels de l’ordre du jour

Ouverture et mot de bienvenue

Le premier point est l’ouverture de la réunion et l’accueil des participants. Les éventuels invités sont présentés, la séance est officiellement ouverte et la raison de la réunion est expliquée.

Suivi des actions de la réunion précédente

Pour les réunions récurrentes, prévoyez un bref suivi de la réunion précédente. Quelles actions ont été réalisées ? Lesquelles sont encore ouvertes ? Un suivi particulier est-il nécessaire ? Attention : l’objectif n’est pas de recommencer toute la discussion autour de ces actions.

Rapports d’avancement et mises à jour

Le point consacré à l’avancement permet aux participants de présenter les résultats obtenus. Il se compose généralement de deux parties : un aperçu des chiffres importants et un aperçu des activités, par exemple au moyen d’une liste d’actions et de projets.

Nouveaux points à l’ordre du jour

C’est ici que vous traitez les nouveaux sujets proposés par les membres de l’équipe.

Tour de table et récapitulatif des actions

Lorsque tous les sujets ont été traités, prévoyez un moment pour les questions diverses. Passez ensuite en revue toutes les actions convenues et laissez aux participants la possibilité de poser leurs dernières questions. Si une nouvelle réunion est nécessaire, fixez immédiatement la date.

Clôture

Clôturez officiellement la réunion et remerciez les participants pour leur présence et leur contribution.

Conseils pour préparer un ordre du jour efficace

• Définissez les objectifs et les priorités avant de créer l’ordre du jour.
• Estimez correctement le temps nécessaire pour chaque point.
• Décrivez les sujets clairement et brièvement afin que les participants puissent se préparer.
• Utilisez des supports visuels, comme des graphiques ou des tableaux, lorsque cela est pertinent.
• Prévoyez une bonne personne pour animer la réunion, capable de maintenir une structure claire.
• Restez flexible. Un ordre du jour n’est pas figé et peut être adapté si nécessaire.

Un ordre du jour bien structuré contribue directement à une réunion plus efficace et plus productive. too-doo vous aide à collecter, organiser et suivre les points à l’ordre du jour de toutes vos réunions importantes.