too-doo is een platform dat teams helpt bij het structureren, leiden en opvolgen van vergaderingen. In plaats van verspreide aantekeningen en zoekgeraakte actiepunten brengt too-doo elke stap van het vergaderproces samen: het opstellen van de agenda, het nemen van beslissingen en de opvolging. Dankzij herbruikbare vergadertypes krijgt elk agendapunt een duidelijk verwacht resultaat, worden acties en beslissingen direct vastgelegd en gekoppeld aan een verantwoordelijke en een deadline, worden openstaande punten bij terugkerende vergaderingen automatisch meegenomen en worden dubbele of overlappende vergaderingen gemarkeerd. Het resultaat: minder tijdverlies bij het voorbereiden en afronden van vergaderingen, meer grip op beslissingen en een betere opvolging.

Teams en Notion zijn beide uitstekende tools, maar geen van beide is specifiek ontwikkeld voor het houden van vergaderingen. Microsoft Teams is bedoeld voor communicatie: videogesprekken, chat en het delen van bestanden; het is de plek waar het gesprek plaatsvindt. too-doo gaat verder waar dat gesprek ophoudt en maakt van vergaderingen gestructureerde vergadertypen met automatische voorbereiding, live tracking van beslissingen en acties, en opvolging waarbij onafgewerkte punten automatisch worden meegenomen naar de volgende vergadering. Notion is een flexibele werkruimte waar je bijna alles kunt bouwen, inclusief een vergadersysteem, maar je moet het zelf ontwerpen, koppelen en onderhouden. too-doo biedt je die best practices voor vergaderingen direct uit de doos, inclusief gereedheidsscores, geautomatiseerde opvolgingscycli en gedragsinzichten die zijn gebaseerd op historische gegevens die Notion standaard niet bijhoudt. too-doo vervangt Teams of Notion niet, maar vult de leemte die zij laten op het gebied van vergaderstructuur, opvolging en meetbare vergadercultuur. Bekijk ons vergelijkingsgedeelte voor het volledige overzicht.

too-doo werkt met twee categorieën vergaderingen: vaste vergadertypen, dit zijn terugkerende, gestructureerde vergaderingen met een vast format, agenda en deelnemers, en ad-hocvergaderingen (vrije vergaderingen), die naar behoefte worden opgezet zonder een vaste, terugkerende structuur. Binnen deze categorieën kun je elk soort vergadering houden: Excom, bestuursvergaderingen, managementvergaderingen, kwaliteitsvergaderingen, 1-op-1-gesprekken en meer.

De installatie gaat snel, het is geen project. Met een paar muisklikken definieer je je vergadertypes, nodig je deelnemers uit en stel je de agenda op. Er is geen langdurige implementatie- of configuratiefase nodig; teams kunnen nog dezelfde dag hun eerste gestructureerde vergadering houden.